Asignar contactos es una acción clave para mantener tu operación organizada y asegurar que cada oportunidad de venta reciba la atención que merece.
¿Para qué sirve esto?
La asignación de un contacto define quién es el usuario responsable de darle seguimiento. Esto es fundamental para que tu equipo trabaje de forma ordenada y eficiente.
Al asignar contactos, logras:
- Asegurar que cada contacto tenga una persona responsable: Evitas que los contactos queden en el olvido y garantizas una respuesta oportuna.
- Distribuir la carga de trabajo: Repartes los contactos de manera equitativa entre tus agentes para optimizar el rendimiento del equipo.
- Mejorar la visibilidad: Sabes exactamente qué agente está gestionando cada contacto, lo que da visibilidad a los managers sobre el desempeño individual y del equipo.
¿Quiénes pueden hacer esto?
La capacidad para asignar contactos depende del rol de cada usuario:
- Agentes: Pueden tomar para sí mismos los contactos sin asignar que estén fuera de una campaña o que pertenezcan a una campaña de la que formen parte.
- Managers (Company Manager / Organization Manager/ Agent Manager): Tienen control total. Pueden asignar contactos a cualquier agente, tomar contactos para sí mismos y reasignar contactos que ya tengan un responsable.
¿Cómo asignar un contacto? (Paso a paso)
Existen varias formas de asignar un contacto en Leadgogo. ¡Elige la que mejor se adapte a tu flujo de trabajo!
1. Desde la lista de contactos
Esta es la forma más rápida de gestionar la asignación de varios contactos.
- Ve a la sección de Contactos en el menú principal.
- Ubica el contacto que deseas asignar y busca la columna Encargado.
- Si el contacto no tiene encargado: Haz clic en el ícono de avatar con un signo de más (+).
- Si eres agente: Verás un botón que dice “Asignarme”.
- Si eres manager: Se abrirá un menú desplegable con la lista de todos los agentes. Selecciona el usuario que quieras y el contacto quedará asignado.
- Si el contacto ya tiene un encargado (y eres manager): Haz clic sobre el nombre del agente actual. Se abrirá el mismo menú desplegable para que puedas reasignarlo a otro usuario.
2. Desde el perfil del contacto
Ideal cuando ya estás trabajando en un contacto específico.
- Abre el perfil del contacto que deseas asignar.
- En la sección de información principal, busca el campo Encargado.
- Si no hay nadie asignado: Verás el texto “Asignar”. Haz clic sobre él.
- Si ya hay alguien asignado (y eres manager): Verás el ícono de un lápiz a la derecha del nombre. Haz clic en él.
- En ambos casos, se abrirá una ventana con las mismas opciones mencionadas en el punto anterior (botón para auto-asignarte si eres agente o un menú desplegable si eres manager).
3. Desde la sección de Conversaciones
Perfecto para asignar un contacto mientras estás interactuando con él.
- Abre la sección de Conversaciones.
- Selecciona la conversación del contacto que quieres asignar.
- En la barra lateral derecha, verás la sección Información del contacto.
- Sigue los mismos pasos descritos para el perfil del contacto: haz clic en “Asignar” o en el ícono del lápiz para elegir al responsable.
Otros métodos para asignar contactos
- Al crear un contacto manualmente: En el formulario de creación, encontrarás un campo para seleccionar al encargado desde el inicio, el contacto quedará asignado a ti de manera predeterminada.
- Al editar un contacto: Si editas la información de un contacto, también puedes cambiar o definir quién es su encargado.Si tienes rol de Manager, podrás asignarlo a cualquier agente del equipo; si tienes rol de Agente, solo podrás asignarlo a ti mismo.
Tips y buenas prácticas
- Revisa los contactos no asignados: Crea el hábito de filtrar y revisar los contactos sin asignar al menos una vez al día para que ninguno se quede sin atender.
- Aprovecha la asignación automática: En muchos casos, los contactos se asignan automáticamente según las reglas definidas por tu empresa o equipo. Esto ayuda a que cada contacto tenga un responsable desde el inicio y evita que se queden sin atender.
- ¿Por qué un contacto queda sin asignar? Generalmente, se debe a que fue creado manualmente sin un encargado o cuando la primera llamada del cliente no recibe respuesta, quedando disponible para asignación posterior.
Conclusión
Asignar correctamente tus contactos es fundamental para que tu equipo de ventas funcione a la perfección. Esta función te ayudará a no perder ninguna oportunidad y a tener claro quién es el responsable de cada contacto.