¿Quiénes pueden ver esto?
Cualquier usuario con permisos para acceder a un contacto o a la sección de Citas puede crear y gestionar citas.
Introducción
Agendar citas es una función clave para mantener tus compromisos organizados y dar un seguimiento eficiente a tus contactos. Este artículo te guiará paso a paso para que aprendas a crear y administrar citas en Leadgogo de manera sencilla y efectiva.
¿Para qué sirve esto?
Crear citas en Leadgogo te ayuda a centralizar toda tu agenda y mejorar la comunicación con contactos y compañeros. Estos son sus principales beneficios:
- Organizar todos tus compromisos en un solo lugar.
- Coordinar fácilmente entre el responsable de la cita y los asistentes.
- Dar seguimiento al estado de cada cita: Programada, Completada, Reprogramada, Cancelada o No show.
- Notificar automáticamente a los asistentes con un correo electrónico que les permitirá agregar el evento a su calendario personal.
- Mantener visibilidad de todas las interacciones en la cronología del perfil del contacto cuando la cita está asociada a un contacto.
¿Cómo crear una cita?
Existen dos maneras de agendar una cita en Leadgogo. Elegir una u otra dependerá de si necesitas que quede vinculada directamente a un contacto.
1. Crear una cita asociada a un contacto
Esta opción asegura que la cita quede registrada en el historial del contacto.
- Abre el perfil del contacto con el que quieres agendar la cita o entra en la conversación con él.
- Haz clic en el ícono Acciones de contacto.
- En el menú desplegable, selecciona la opción Cita.
- Completa los campos del formulario Agregar cita. ¡Y listo!
2. Crear una cita general
Esta opción es ideal para reuniones internas o compromisos que no están ligados a un contacto específico.
- En la barra superior de Leadgogo, haz clic en el botón Agregar.
- Selecciona la opción Cita en el menú desplegable.
- Completa la información en el formulario Agregar cita y guarda los cambios.
Campos del formulario Agregar cita
Al crear una cita, verás un formulario con varios campos. Aquí te explicamos qué significa cada uno para que le saques el máximo provecho.
| Campo | Descripción | Recomendaciones |
|
Title / Description (Título / Descripción) |
Información básica para identificar la cita de un vistazo. | Sé claro y conciso. Por ejemplo: “Reunión de seguimiento con Carlos López” o “Llamada de presentación”. |
| Status (Estado) | El estado actual de la cita (Programada, Completada, Reprogramada, Cancelada, No show). | Elige el que mejor refleje la situación. Por defecto, será Programada (Scheduled). |
| Owner (Responsable) | Usuario encargado de gestionar la cita. | El responsable no necesita estar incluido como asistente, pero sí será quien dé seguimiento. |
|
Start date, Time and Duration (Fecha, hora de inicio y duración) |
Definen el momento exacto en que ocurrirá la cita. | Verifica la zona horaria y la duración para evitar confusiones. |
| All day event (Evento de todo el día) | Determina si la cita ocupa la jornada completa. | Útil para eventos largos o especiales. |
| Attendees (Asistentes) | Lista de usuarios y contactos que participarán en la cita. |
Los asistentes recibirán un correo para agregar la cita a su calendario. Para evitar confusiones con nombres similares, crea la cita desde el perfil o la conversación del contacto. |
Importante:
Las citas creadas desde la sección de citas no quedan vinculadas automáticamente al contacto aunque lo agregues en asistentes. Para asociarla, crea la cita desde el perfil del contacto o desde Conversaciones.
Estados de la cita
Usar los estados correctamente te dará una excelente visibilidad sobre el cumplimiento de tus compromisos.
| Estado | Cuándo usarlo | Impacto en el seguimiento |
| Scheduled (Programada) | Cuando la cita está confirmada y pendiente de realizarse. | Indica un compromiso futuro en tu agenda. Es el estado por defecto. |
| Completed (Completada) | Una vez que la cita ha finalizado con éxito. | Confirma que la interacción se llevó a cabo. |
| Rescheduled (Reprogramada) | Si la cita se mueve a una nueva fecha u hora. | Mantiene el registro de que hubo un cambio, pero el compromiso sigue en pie. |
| Cancelled (Cancelada) | Cuando la cita se anula y no se va a realizar. | Libera el espacio en tu agenda y deja constancia de la anulación. |
| No show | Si alguno de los participantes (contacto o agente) no se presentó. | Te ayuda a identificar patrones y a dar un seguimiento adecuado a las ausencias. |
Gestión de citas
Puedes consultar y administrar todas tus citas desde la sección de Citas o desde el Calendario en Leadgogo. Allí tendrás una vista completa de tu agenda.
Además, si una cita fue creada desde el perfil de un contacto o desde una conversación, también aparecerá registrada en la cronología de ese contacto, dándote un historial completo de todas las interacciones.
Notificaciones
Para que nadie olvide un compromiso, Leadgogo se encarga de todo. Una vez que guardas una cita, todos los asistentes reciben automáticamente un correo electrónico con los detalles del evento y un archivo .ics adjunto. Así, pueden agregar la cita a su calendario personal (Google Calendar, Outlook, etc.) con un solo clic.
Tips y buenas prácticas
- Asociación garantizada: Siempre que sea posible, crea la cita desde el perfil del contacto o la conversación. Así te aseguras de que quede vinculada correctamente.
- Valida los correos: Antes de guardar, comprueba que los asistentes tengan una dirección de correo válida para que reciban la notificación.
- Descripciones claras: Usa títulos y descripciones que te ayuden a ti y a tu equipo a entender el objetivo de la cita rápidamente.
- Actualiza el estado: Después de cada cita, no olvides cambiar su estado. Esto es clave para generar reportes precisos.
- Reprograma, no canceles: Si un contacto pide cambiar la fecha, usa el estado Reprogramada en lugar de Cancelada. Así mantienes el historial.
Conclusión
Agendar citas en Leadgogo es una forma excelente de optimizar tu tiempo, centralizar tus compromisos y fortalecer la relación con tus contactos. Al mantener tu agenda actualizada, aseguras que ninguna oportunidad se pierda y que todo tu equipo esté siempre sincronizado.